Tuntikirjanpito lakitoimistoille

Tarkkaa ja vaivatonta ajanseurantaa lakialan ammattilaisille

Juristit tasapainottelevat päivittäin monenlaisten tehtävien välillä: kokoukset, asiakirjojen tarkastukset, tutkimukset, puhelut asiakkaiden kanssa, oikeudenkäyntivalmistelut ja hallinnolliset työt — usein lyhyissä pätkissä ja nopeasti vaihtaen. Perinteiset ajanseurantatyökalut olettavat pitkät, keskeytymättömät työjaksot, mutta juristin työ ei yleensä ole sellaista. Tämän vuoksi tarkkuus kärsii, laskutettavia tunteja katoaa ja laskutuksen tekeminen kuukausittain muuttuu hankalaksi.

Swoopworks tarjoaa juristeille yksinkertaisen ja luotettavan tavan seurata ajankäyttöä eri asiakkaiden, tehtävien ja sisäisten töiden osalta ilman, että fokus työstä katoaa.

Miksi lakitoimistot tarvitsevat erilaista lähestymistä ajanseurantaan

Lakitoimistot kohtaavat erityisiä haasteita ajanseurannassa:

1. Usein vaihtuvat tehtävät

Harvoin tehdään vain yhtä tehtävää:

• 10 minuuttia asiakkaan sähköpostia
• 25 minuuttia sopimuksen katselmointia
• 15 minuuttia perehtymistä
• 30 minuutin puhelu
• 5 minuuttia dokumentin päivittämistä

Hyvä tuntikirjaus lakitoimistolle tukee nopea ja tehokasta kirjausta

2. Tarkkuus laskutettavissa ja ei-laskutettavissa tunneissa

Lakitoimistoille tärkeää:

• tarkat kirjaukset minuuttitasolla
• kohdistukset oikein asiakaskohtaisesti
• yhteensopiva raportointi

Pienet virheet kasautuvat ja vaikuttavat liikevaihtoon.

3. Vaihtelevat työajat

Osa-aikaiset avustajat, joustavat työajat ja etätyö tekevät manuaalisesta seurannasta hankalaa.

4. Tiukat aikataulut & virheettömyys

Raportoinnin tulee olla:

• oikeellista
• helppoa auditoida
• vietävissä muihin järjestelmiin
• nopeasti saatavilla

Swoopworks tarjoaa nämä edut ilman hallinnollista taakkaa.

Miten Swoopworks tukee lakitoimistojen työtä

Viikottainen tuntinäkymä nopeisiin kirjauksiin

Usein käytetään samaa tehtävänippua: asiakas-caset, sopimustyö, tutkimus, valmistelut.

Viikkotuntinäkymä antaa juristeille mahdollisuuden kiinnittää usein käytetyt tehtävät, jolloin seuraavat asiat hoituvat ketterästi:

• nopea merkintä asiakaspalaverin jälkeen
• lyhyiden tutkimussessioiden kirjaus
• monien pienien tehtävien syöttö samalla näytöllä

Nämä seikat tukevat oikeudellisen työn “pirstaloitunutta päivää”.

Mobiilituntikirjaus kentälle

Juristit tekevät usein työtä myös toimiston ulkopuolella:

• oikeussali
• asiakastapaamiset
• matkustaessa
• etätöissä

Mobiilin tuntikirjauksen avulla merkinnät voi tehdä heti, jolloin työ kirjautuu tarkasti — ei vasta jälkikäteen muistellen.

Dynaamiset työpäivän pituudet henkilöstön eri tarpeisiin

Lakitoimistoissa työajat vaihtelevat:

• osa-aikaiset avustajat
• harjoittelijat
• joustavat aikataulut
• kausityöt

Swoopworks tarjoaa vaihtuvat työajat henkilöille:

• oikea liukumalaskenta
• työajan jakaantuminen tasapainoisesti
• tarkempi kapasiteetinlaskenta

Tämä vähentää hallinnon työtä johtajilta ja HR:lta.

Dynaamiset arkipyhät

Kalenterit voivat vaihdella sijainnin ja sopimusten mukaan. Dynaamiset arkipyhät auttavat:

• pitämään tuntien odotusarvot oikeina
• välttämään manuaalisia korjauksia
• vähentämään raportointivirheitä

Erityisen hyödyllinen monikansallisille tai rajat ylittäville tiimeille.

Nopeat, tarkastusta tukevat raportit

Usein lakityössä raportteja tarvitaan:

• laskutusta varten
• sisäiseen tarkastukseen
• auditointeihin
• kannattavuusanalyysiin

Swoopworks-raportit näyttävät selkeästi::

• laskutettavat vs. ei-laskutettavat tunnit
• aika per case/asiakas
• yksilö- ja tiimiyhteenvedot

Johto saa tarvittavat tiedot ilman lisähallintoa.

Rooli-pohjainen käyttöoikeus

Oikeudellisessa työssä tarvitaan vahvaa käyttöoikeuksien hallintaa. Swoopworks varmistaa, että juristit voivat seurata aikaa vain sellaisten tapausten parissa, joihin heidät on nimetty:

• auttaa juristeja keskittymään oikeisiin tapauksiin
• estää virheelliset merkinnät
• vastaa tapauksen jakamisen tapaa firmassa

Käytännön esimerkkejä: Kuinka juristit käyttävät Swoopworksia

Pieni lakitoimisto

Kolme juristia, joilla on 20 aktiivista tapausta. Viikoittainen tuntikirjaus tekee lyhyidenkin tehtävien kirjaamisesta nopeaa.

Yrityksen sisäinen lakimies

Vaihtaa jatkuvasti tehtäviä ja kirjaa ajan välittömästi mobiilisti jokaisen tapaamisen jälkeen.

Osa-aikainen avustaja

Dynaamiset työajan asetukset varmistavat oikean kapasiteetin ja laskennan.

Oikeudenkäyntiin keskittyvä tiimi

Oikeuspäivät ja matkustus kirjautuvat mobiililla ilman puutteita kirjauksissa.

Yhteenveto: Vähemmän hallintoa, enemmän laskutettavia tunteja

Juristit eivät tarvitse monimutkaista ohjelmistoa — he tarvitsevat työkalun, joka kunnioittaa heidän työnsä luonnetta:

• nopeat merkinnät
• tarkka laskutus
• joustavat työajat
• selkeät raportit

Swoopworks tukee tätä yksinkertaisella ja selkeällä tuntikirjauksella.

Jos etsit vaivatonta tapaa seurata työtä, Swoopworks sopii luontevasti jokaisen juristin työpäivään — yksinyrittäjistä suuriin lakitoimistoihin.

→ Katso myös kuinka kirjanpitäjät käyttävät Swoopworksia